La protection des données dans le livre de promo : ce à quoi il faut vraiment faire attention

Un livre de promo est plein de données personnelles : noms, photos, citations, jugements de personnes sur des personnes. Et une grande partie de la promo est encore mineure, ce qui renforce les exigences au lieu de les assouplir.

Ce n’est pas une raison de paniquer. C’est une raison de régler trois choses à l’automne plutôt qu’en mai — car après l’impression, rien de tout cela n’est réparable.

Ceci n’est pas un conseil juridique. Ce texte est une orientation issue de la pratique. En cas de conflit concret, la direction de l’établissement et, si cela devient sérieux, un délégué à la protection des données ou un avocat sont les bons interlocuteurs.

1. Le consentement : qui, pour quoi, et sous quelle forme

Pour les photos et les contributions nominatives, il vous faut l’accord des personnes concernées — pour les mineurs, également celui des représentants légaux.

Ce qu’un consentement utilisable doit faire :

• Nommer ce dont il s’agit. « Photos et contributions dans le livre de promo de la promotion 2027 » — pas « à des fins scolaires ».
• Limiter la finalité. Le livre de promo, oui ; le compte Instagram de la promo est un point distinct, à demander séparément.
• Indiquer le tirage. Un tirage imprimé de 120 exemplaires n’est pas la même chose qu’un fichier sur internet.
• Être libre. Qui ne veut pas peut dire non, sans conséquence.
• Être révocable — avec la précision honnête qu’une révocation après la remise à l’imprimeur n’atteint plus les exemplaires imprimés. C’est précisément pour cela que les consentements doivent être là tôt.

En pratique : un formulaire, en début de projet, pour tout le monde. Pas 90 entretiens individuels au printemps. Demandez à l’établissement s’il existe déjà un modèle — beaucoup en ont un pour les sorties scolaires, qui sert de point de départ.

Et documentez qui a donné son accord. Un consentement que personne ne peut prouver n’aide pas en cas de conflit.

2. Ce qui est particulièrement sensible

Toutes les données ne se valent pas. Ces catégories demandent plus qu’un accord général :

• Les notes et les résultats. « Meilleure moyenne » comme prix nominatif est une donnée de performance. Demandez à la personne concernée.
• La santé. Maladies, absences, traitements — n’ont pas leur place dans le livre, même en anecdote.
• Les relations. « Couple de rêve » est inoffensif si les deux sont d’accord, et pénible sinon. Pour les catégories de couple, demandez aux deux.
• Adresses et numéros de téléphone. Personne n’en a besoin dans un livre de promo. Si vous voulez collecter des coordonnées pour des retrouvailles, faites-le à part et pas dans le livre qui circule à 120 exemplaires.
• Tout ce qui concerne des personnes hors de la promo. Enseignants, agents, frères et sœurs. Voir Rassembler les citations de profs.

3. Ne collecter que le nécessaire

Ne collectez pas de données « au cas où ». Ce qui n’ira pas dans le livre n’a pas besoin d’être recueilli — cela vous épargne le travail de suppression plus tard et la question de savoir où ça se trouve.

Concrètement :

• Pas de collecte dans des conversations privées. Des photos dans un historique WhatsApp dorment sur 90 appareils et dans une sauvegarde que personne ne contrôle. C’est la véritable infraction la plus fréquente de ce projet — et personne ne la remarque.
• Un seul endroit pour tout. Un système où l’on sait qui a accès.
• Faire le ménage après l’impression. Une fois le livre paru, personne n’a plus besoin de 400 photos inutilisées.

4. Ce qu’AbiHive fait pour cela

Pour que vous sachiez sur quoi vous pouvez compter et sur quoi non :

• Serveurs dans l’UE. AbiHive tourne dans un centre de données à Francfort.
• Rien n’est public. Portraits, photos, citations et commentaires ne sont visibles que pour votre propre promo — pas sur le web ouvert, pas pour d’autres promos. C’est vérifié côté serveur par promo, pas seulement masqué à l’affichage.
• Pas de Google Fonts, pas de bagage de tracking sur les pages de contenu. Nous servons les polices nous-mêmes, pour qu’ouvrir une page n’envoie pas l’adresse IP de votre promo à des tiers.
• Signaler et masquer. Chaque commentaire, chaque citation et chaque photo peut être signalé ; le signalement va à la responsable principale de votre promo. Qui est nommé dans une citation peut en plus la retirer lui-même — sans demande. Les contenus masqués disparaissent aussi du livre.
• Des citations sur soi uniquement. Il existe un réglage grâce auquel chaque personne ne voit ou ne reçoit que les citations de sa propre page — utile pour les promos où le sujet est délicat.
• Accès et suppression, en libre-service. Chaque personne peut télécharger ses propres données sous forme de fichier (art. 15/20 RGPD) et supprimer son compte avec ses contenus (art. 17). Les deux sans passer par vous. Les votes et les commandes subsistent ensuite sans lien nominatif, parce que les justificatifs de paiement et d’impression sont soumis à des durées de conservation légales.

Ce qu’AbiHive ne peut pas faire : vous épargner les consentements. Aucun outil ne décide si une citation est acceptable.

5. Le point où ça dérape le plus souvent

Pas au niveau des formulaires — au niveau de l’ordre. Le déroulé typique est : collecter, mettre en page, imprimer, et un jour de mai quelqu’un remarque qu’il n’y a pas d’accord pour trois photos. C’est alors coûteux, parce que la maquette est faite.

L’ordre qui fonctionne :

1. Automne : rassembler les consentements avant de collecter quoi que ce soit.
2. Hiver : collecter — à un seul endroit, et seulement ce qui ira dans le livre.
3. Printemps : obtenir les validations des citations avant qu’elles ne soient dans la maquette.
4. Avant la remise : passer une fois en revue — y a-t-il une photo ou une citation pour laquelle personne ne peut dire qui a donné son accord ? Dehors.
5. Après l’impression : faire le ménage.

6. Et l’édition numérique ?

Si vous diffusez le PDF : pas publiquement sur internet. Un fichier avec des portraits et des photos de mineurs que les moteurs de recherche peuvent trouver est catégoriquement différent de 120 exemplaires imprimés — et n’est pas couvert par un consentement pour « le livre de promo ». Diffusez-le au sein de la promo, via un lien non indexé. Pour aller plus loin : Livre de promo : numérique ou imprimé.

À retenir

• Un formulaire pour tous, à l’automne, avec finalité et tirage nommés — et documenté, pour savoir qui a accepté.
• Pour les mineurs, en plus les représentants légaux.
• Notes, santé, relations et coordonnées demandent une question propre, ou pas du tout.
• Ne collectez pas dans des conversations privées. C’est l’infraction que personne ne remarque.
• Faites valider les citations avant la maquette, pas après.
• Ne mettez pas le PDF en ligne publiquement.

Pour aller plus loin : notre politique de confidentialité, les fonctions en un coup d’œil et Rassembler les citations de profs — sans histoires.