Créer le comité : qui fait quoi

Presque tous les livres de promo qui échouent échouent de la même manière : deux personnes font tout. Pas parce que les autres sont paresseux, mais parce que personne ne sait quelle est exactement sa part. « On le fait ensemble » n’est pas une répartition, c’est l’annonce que quelqu’un s’en chargera plus tard.

Un comité n’est donc pas un cercle d’amis pleins de bonne volonté. C’est une liste de responsabilités.

Quelle taille ?

Règle approximative : un membre du comité pour dix à quinze personnes de la promo — soit six à neuf personnes pour 90 élèves. Plus grand n’est pas plus rapide. À partir de douze personnes environ, ça bascule : la coordination coûte plus de temps que le travail, et les décisions demandent trois tentatives.

Plus important que la taille : la répartition. Un comité où tout le monde a le droit de tout faire est un comité où personne ne se sent responsable.

Les quatre postes vraiment nécessaires

Il existe vingt rôles imaginables. Quatre portent le projet, tout le reste est du soutien.

1. Rédaction

Responsable des textes et du contenu : fixer les questions de portrait, récupérer les bilans de cours, trier les citations, relire à la fin. C’est le poste dont la charge est la plus régulière sur l’année — et celui dont tout dépend à la fin.

Il faut : deux personnes, dont au moins une qui aime écrire et repère les fautes.

2. Rédaction photo

Responsable des photos : rassembler, trier, écarter. C’est la partie que tout le monde sous-estime. Les photos arrivent aux mauvais formats, trop petites, en double ou pas du tout — et sans quelqu’un pour ranger chaque semaine, on se retrouve en mars avec 600 images en vrac.

Il faut : deux personnes patientes. Aucune connaissance préalable, voir De bonnes photos sans photographe.

3. Maquette

Responsable de l’apparence : choisir les modèles, fixer l’ordre des pages, accompagner les pages libres, remettre les fichiers d’impression. Commence tard (vers février), mais connaît ensuite la phase la plus intense.

Il faut : une ou deux personnes avec un sens du visuel. Pas d’études de design — voir Une maquette qui ne ressemble pas à Word.

4. Finances

Responsable de l’argent : sponsors, précommandes, coûts d’impression, comptes. Le seul poste qu’il faut vraiment confier à une personne et non à trois — une caisse tenue à plusieurs finit régulièrement en reconstitution à partir de captures d’écran.

Il faut : une personne fiable et une autre qui relit les chiffres.

Ce qui n’a pas besoin d’un poste dédié : la devise, les classements, les sondages. Ce sont des votes que la promo gère elle-même — quelqu’un les met en place et annonce le résultat. Un « comité devise » est une réunion, pas un poste.

Le rôle que personne ne prévoit

Quelqu’un qui garde la vue d’ensemble. Ni chef, ni porte-parole — la personne qui sait ce qui est en suspens et qui relance une fois par semaine. Dans la pratique, c’est souvent la déléguée de promo, et dans la pratique c’est exactement cette personne qui craque en mai quand son travail s’appelle « tout ce qui reste ».

Faites-en un poste avec une tâche claire et petite : le point hebdomadaire. Pas le rattrapage.

Répartir, pas seulement nommer

Une responsabilité qui n’existe que dans un compte rendu n’en est pas une. Elle doit se refléter dans les droits, sinon toutes les questions reviennent à une seule personne.

Dans AbiHive, vous créez des comités et donnez à chacun ses domaines. Ce que cela change :

• La personne responsable des photos peut gérer la galerie — et seulement elle.
• La personne responsable des finances voit les précommandes, pas les citations.
• La promo voit à qui s’adresser pour quoi. Rien que ça enlève la moitié des messages à la responsable principale.
• Quand une tâche est transmise, on change la personne dans le comité, pas le mot de passe.

Une remarque qui compte dans la pratique : la modération reste à la responsable principale. Les signalements de contenu — quelqu’un se sent visé par une citation ou un commentaire — ne vont pas à un comité spécialisé mais à l’administration complète. Un signalement nomme toujours qui se plaint de qui, et ce n’est pas une information destinée à la moitié de la promo.

La première réunion : une heure, cinq décisions

Faites une première réunion courte et orientée décisions. Cinq points suffisent :

1. Pourvoir les postes — nommément, pas « quelqu’un du groupe ».
2. Fixer la date du vote sur la devise — une date, pas « bientôt ».
3. Fixer une fourchette de prix — combien peut coûter un exemplaire ? Voir Combien coûte un livre de promo.
4. Établir un planning à rebours — depuis le bal, voir Planning pour une nouvelle promo.
5. Un créneau hebdomadaire fixe — 20 minutes, même heure, même quand il n’y a rien. Les réunions qu’il faut convoquer n’ont pas lieu.

Ce qui se passe si quelqu’un abandonne

Ça arrive. Une année scolaire est longue, et des gens abandonnent — le plus souvent sans le dire, en ne répondant plus. Deux choses rendent ça inoffensif :

• Aucun poste n’a une seule personne, sauf les finances. Pour tous les autres rôles, une deuxième personne sait où sont les choses.
• Rien ne dort sur un appareil privé. La vraie perte la plus fréquente, ce n’est pas le départ, ce sont les 400 photos sur un téléphone dont le propriétaire ne répond plus.

À retenir

• Un membre pour dix à quinze personnes. Plus, c’est plus lent.
• Quatre postes : rédaction, rédaction photo, maquette, finances. Tout le reste est du soutien.
• Les finances à une personne, tout le reste à deux.
• Une responsabilité sans droits est une suggestion. Une responsabilité avec ses propres domaines est une répartition.

À quoi ressemble cette répartition dans le produit : les fonctions en un coup d’œil et le guide pas à pas.