Datenschutz in der Abizeitung: was ihr wirklich beachten müsst

Eine Abizeitung steckt voller personenbezogener Daten: Namen, Fotos, Zitate, Bewertungen von Menschen über Menschen. Und ein großer Teil des Jahrgangs ist noch minderjährig, was die Anforderungen erhöht statt sie zu lockern.

Das ist kein Grund zur Panik. Es ist ein Grund, drei Dinge im Herbst zu klären statt im Mai, denn nach dem Druck ist nichts davon reparierbar.

Kein Rechtsrat. Dieser Text ist eine Orientierung aus der Praxis. Bei einem konkreten Konflikt sind die Schulleitung und im Ernstfall eine Datenschutzbeauftragte oder ein Anwalt die richtigen Ansprechpartner.

1. Einwilligung: wer, wofür, und in welcher Form

Für Fotos und namentliche Beiträge braucht ihr die Zustimmung der betroffenen Personen, bei Minderjährigen zusätzlich die der Erziehungsberechtigten.

Was eine brauchbare Einwilligung leisten muss:

• Benennen, worum es geht. „Fotos und Beiträge in der Abizeitung des Jahrgangs 2027”, nicht „für schulische Zwecke”.
• Den Zweck begrenzen. Abizeitung ja; Instagram-Account der Stufe ist ein eigener Punkt, den man einzeln abfragt.
• Die Auflage nennen. Eine gedruckte Auflage von 120 Exemplaren ist etwas anderes als eine Datei im Netz.
• Freiwillig sein. Wer nicht möchte, darf nein sagen, ohne dass es Folgen hat.
• Widerruflich sein, mit dem ehrlichen Zusatz, dass ein Widerruf nach der Druckabgabe die gedruckten Exemplare nicht mehr erreicht. Genau deshalb müssen die Einwilligungen früh vorliegen.

Praktisch: ein Formular, zu Projektbeginn, für alle. Nicht 90 Einzelgespräche im Frühjahr. Fragt die Schule, ob es schon eine Vorlage gibt, viele Schulen haben eine für Schulveranstaltungen, die als Ausgangspunkt taugt.

Und dokumentiert, wer zugestimmt hat. Eine Einwilligung, die niemand nachweisen kann, hilft im Konfliktfall nicht.

2. Was besonders empfindlich ist

Nicht alle Daten sind gleich. Diese Kategorien brauchen mehr als eine allgemeine Zustimmung:

• Noten und Leistungen. „Bester Notendurchschnitt” als Award mit Namen ist ein Leistungsdatum. Fragt die Person konkret.
• Gesundheit. Krankheiten, Fehlzeiten, Therapien, gehören nicht ins Buch, auch nicht als Anekdote.
• Beziehungen. „Traumpaar” ist harmlos, wenn beide einverstanden sind, und unangenehm, wenn nicht. Bei Paar-Kategorien beide fragen.
• Adressen und Telefonnummern. Braucht niemand in einer Abizeitung. Wenn ihr Kontaktdaten für ein Wiedersehen sammeln wollt, macht das getrennt und nicht im Buch, das 120-mal in Umlauf geht.
• Alles über Personen, die nicht in der Stufe sind. Lehrkräfte, Hausmeister, Geschwister. Siehe Lehrerzitate sammeln.

3. Nur das Nötige sammeln

Sammelt keine Daten „auf Vorrat”. Was nicht in die Zeitung kommt, muss auch nicht erhoben werden, das spart euch später den Aufwand beim Löschen und die Frage, wo es eigentlich liegt.

Konkret heißt das:

• Keine Sammlung in privaten Chats. Fotos in einem WhatsApp-Verlauf liegen auf 90 Geräten und in einem Backup, das niemand kontrolliert. Das ist der häufigste echte Datenschutzverstoß in diesem Projekt, und niemand merkt ihn.
• Ein Ort für alles. Ein System, in dem klar ist, wer Zugriff hat.
• Nach dem Druck aufräumen. Wenn das Buch erschienen ist, braucht niemand mehr 400 unbenutzte Fotos.

4. Was AbiHive dafür tut

Damit ihr wisst, worauf ihr sich verlassen könnt und worauf nicht:

• EU-Server. AbiHive läuft in einem Rechenzentrum in Frankfurt.
• Nichts ist öffentlich. Steckbriefe, Fotos, Zitate und Kommentare sind nur für den eigenen Jahrgang sichtbar, nicht im Netz, nicht für andere Stufen. Das wird serverseitig pro Jahrgang geprüft, nicht nur in der Anzeige versteckt.
• Keine Google-Fonts, kein Tracking-Ballast auf den Inhaltsseiten. Schriften liefern wir selbst aus, damit beim Öffnen einer Seite keine IP-Adresse eurer Stufe an Dritte geht.
• Melden und Verstecken. Jeder Kommentar, jedes Zitat und jedes Foto kann gemeldet werden; die Meldung geht an die Hauptverantwortliche eurer Stufe. Wer in einem Zitat genannt wird, kann es zusätzlich selbst von der Wand nehmen, ohne Antrag. Versteckte Inhalte fallen auch aus dem Buch.
• Zitate nur über sich selbst. Es gibt eine Einstellung, mit der jede Person nur Zitate auf ihrer eigenen Seite sieht bzw. bekommt, sinnvoll für Stufen, in denen das Thema empfindlich ist.
• Auskunft und Löschung, selbst bedienbar. Jede Person kann ihre eigenen Daten als Datei herunterladen (Art. 15/20 DSGVO) und ihr Konto samt Inhalten löschen (Art. 17). Beides ohne Umweg über euch. Abstimmungen und Bestellungen bleiben danach ohne Namensbezug erhalten, weil Zahlungs- und Druckbelege gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

Was AbiHive nicht kann: euch die Einwilligungen ersparen. Kein Werkzeug entscheidet, ob ein Zitat in Ordnung ist.

5. Der Punkt, an dem es meist schiefgeht

Nicht bei den Formularen, bei der Reihenfolge. Der typische Ablauf ist: sammeln, gestalten, drucken, und irgendwann im Mai merkt jemand, dass für drei Fotos keine Zustimmung vorliegt. Dann ist es teuer, weil das Layout schon steht.

Die Reihenfolge, die funktioniert:

1. Herbst: Einwilligungen einsammeln, bevor irgendetwas gesammelt wird.
2. Winter: Sammeln, nur an einem Ort, nur was ins Buch kommt.
3. Frühjahr: Freigaben für Zitate einholen, bevor sie im Layout stehen.
4. Vor der Abgabe: Einmal durchgehen, gibt es ein Foto oder Zitat, bei dem niemand sagen kann, wer zugestimmt hat? Raus damit.
5. Nach dem Druck: Aufräumen.

6. Und die digitale Ausgabe?

Wenn ihr das PDF weitergebt: nicht öffentlich ins Netz. Eine Datei mit Steckbriefen und Fotos von Minderjährigen, die Suchmaschinen finden, ist etwas kategorisch anderes als 120 gedruckte Exemplare, und von einer Einwilligung für „die Abizeitung” nicht gedeckt. Verteilt sie an die Stufe, per Link, der nicht indexiert wird. Mehr dazu: Abizeitung digital oder gedruckt.

Zum Mitnehmen

• Ein Formular für alle, im Herbst, mit Zweck und Auflage benannt, und dokumentiert, wer zugestimmt hat.
• Bei Minderjährigen zusätzlich die Erziehungsberechtigten.
• Noten, Gesundheit, Beziehungen und Kontaktdaten brauchen eine eigene Frage oder gar keine.
• Nicht in privaten Chats sammeln. Das ist der Verstoß, den niemand bemerkt.
• Zitate vor dem Layout freigeben lassen, nicht danach.
• Das PDF nicht öffentlich stellen.

Mehr: unsere Datenschutzerklärung, die Funktionen im Überblick und Lehrerzitate sammeln, ohne Ärger.