Verteilen, verkaufen, Restexemplare

Nach der Druckabgabe fühlt sich das Projekt beendet an. Es ist es nicht: es kommen noch drei Aufgaben, und alle drei landen bei einer Person, wenn sie nicht vorher verteilt wurden.

Sie sind nicht groß. Aber sie sind der Teil, an dem eine ansonsten gelungene Abizeitung noch Geld verlieren oder Streit produzieren kann.

1. Die Ausgabe

Bücher kommen früher als du denkst und wiegen mehr als du denkst. 120 Exemplare A5 sind ungefähr vier Umzugskartons und um 40 Kilo. Klärt zwei Dinge vor der Lieferung:

• Wohin geliefert wird. Eine Privatadresse ist praktisch, wenn dort jemand tagsüber da ist. Die Schule ist praktisch, wenn das Sekretariat vorher gefragt wurde, unangekündigt eine Palette anzunehmen, macht keine Freude.
• Wer sie lagert. Bis zur Ausgabe müssen sie trocken und flach liegen. Nicht im Keller, nicht im Auto.

Für die Ausgabe selbst:

• Ein Termin, eine Stunde, zwei Leute. Am besten am Abiball oder an der Zeugnisausgabe, dort sind alle sowieso.
• Namensliste ausdrucken, mit Bezahlstatus. Nicht auf dem Handy: bei Funkloch in der Aula wird die Liste zur einzigen Wahrheit.
• Abhaken, während die Person davorsteht. Nicht später aus dem Gedächtnis.
• Nicht bezahlt = kein Buch. Klingt streng, ist aber die einzige Regel, die funktioniert. Wenn ihr am Ausgabetisch Ausnahmen macht, bekommt ihr das Geld nie.

Wenn ihr die Bücher am Abiball verteilt: plant es als Programmpunkt ein, mit Tisch und Zeitfenster. Ein Stapel neben der Garderobe endet mit fünf verschwundenen Exemplaren und drei Leuten, die keins bekommen haben.

2. Nachbestellungen

Es gibt sie immer: fünf bis zehn Leute, die kein Buch bestellt haben und beim Durchblättern eines fremden merken, dass sie doch eins wollen. Dazu Eltern und Großeltern, die ein zweites möchten.

Zwei Wege, und ihr solltet euch vorher für einen entscheiden:

Puffer drucken. Zehn Prozent mehr als bestellt. Der einfache Weg: die Nachfrage ist sofort bedient, der Stückpreis ist niedrig, weil die Auflage in einem Durchgang lief. Risiko: Restexemplare, wenn ihr zu großzügig schätzt.

Sammel-Nachdruck. Nachbestellungen bis zu einem Stichtag sammeln und einmal nachdrucken. Der Stückpreis ist deutlich höher, weil die Einrichtungskosten erneut anfallen, verkauft Nachbestellungen also nicht zum ursprünglichen Preis, sonst zahlt die Stufenkasse die Differenz.

Realistische Empfehlung: einen kleinen Puffer drucken, oft rund zehn Prozent. Holt dafür beide Preise ein, bevor ihr entscheidet: ein Nachdruck für ein Dutzend Bücher ist fast immer das schlechtere Geschäft, und die übrigen Exemplare finden Verwendung (siehe unten).

3. Die Kasse schließen

Der unbeliebteste Teil und der, bei dem es Streit gibt, wenn er zu lange offen bleibt.

• Alles auf eine Seite: Einnahmen (Verkäufe, Sponsoren), Ausgaben (Druck, Versand, Textilien), Differenz.
• Offene Beträge namentlich notieren und einmal freundlich, einmal deutlich nachfragen. Danach abschreiben, eine Stufenkasse, die im September noch drei Leuten hinterherläuft, kostet mehr Nerven als sie einbringt.
• Überschuss verwenden und darüber abstimmen. Verbleibendes Geld gehört der Stufe: Spende, letzte Feier, Zuschuss zum Ball, Geschenk an die Schule. Was ihr nicht machen solltet: es beim Kassenwart liegen lassen, „bis wir wissen, was wir damit machen”.
• Abrechnung an alle schicken. Eine Seite. Nichts beendet Gerüchte über die Stufenkasse so gründlich wie eine Zahl, die alle gesehen haben.

Wenn eure Stufe die Beiträge über AbiHive eingesammelt hat, ist die Grundlage dafür schon da: die Übersicht zeigt, wer bezahlt hat und wie viel zusammengekommen ist. Das ist genau die Liste, die man am Ausgabetisch braucht und die die Abrechnung trägt.

Was mit den Restexemplaren passiert

Zehn bis zwanzig Bücher bleiben übrig. Sie sind nicht wertlos:

• Archiv der Schule. Zwei Exemplare. Viele Schulen sammeln Abizeitungen, und in fünfzehn Jahren ist das das einzige Exemplar, das noch auffindbar ist.
• Sponsoren. Bringt jedem Sponsor eines vorbei. Kostet einen Nachmittag und ist die beste Vorarbeit für den nächsten Jahrgang.
• Lehrkräfte, die viel beigetragen haben, und das Sekretariat.
• Nachverkauf beim Abiball, wenn ihr noch welche habt, dort kaufen Eltern spontan.
• Ein Exemplar an den nächsten Jahrgang. Das wirksamste Übergabegeschenk, das es gibt: das nächste Komitee sieht in fünf Minuten, was möglich ist. Siehe Übergabe an den nächsten Jahrgang.

Und dann liegen immer noch fünf herum. Gebt sie weg, statt sie einzulagern, ein Karton Abizeitungen in einem Keller wird nie wieder geöffnet.

Die Reihenfolge, wenn es schnell gehen muss

1. Lieferadresse und Lagerort klären (vor dem Druck)
2. Ausgabetermin festlegen und ankündigen
3. Namensliste mit Bezahlstatus drucken
4. Ausgeben, abhaken, Reste zählen
5. Freiexemplare verteilen (Archiv, Sponsoren, Lehrkräfte)
6. Kasse schließen, Abrechnung an alle
7. Ein Exemplar plus Übergabe an den nächsten Jahrgang

Zum Mitnehmen

• Lieferadresse und Lagerort vor dem Druck klären. Bücher sind schwer.
• Ausgabe als Termin mit ausgedruckter Namensliste, abhaken vor Ort.
• Nicht bezahlt = kein Buch. Keine Ausnahmen am Tisch.
• 10 % Puffer drucken ist fast immer besser als ein Nachdruck.
• Kasse innerhalb von vier Wochen schließen und die Abrechnung an alle schicken.
• Restexemplare an Archiv, Sponsoren und den nächsten Jahrgang.