Abikomitee gründen: wer macht was

Fast jede Abizeitung, die schiefgeht, geht auf dieselbe Weise schief: zwei Leute machen alles. Nicht weil die anderen faul sind, sondern weil niemand weiß, was genau sein Teil ist. „Wir machen das zusammen” ist keine Aufteilung, sondern die Ankündigung, dass es später jemand übernimmt.

Ein Komitee ist deshalb kein Freundeskreis mit gutem Willen. Es ist eine Zuständigkeitsliste.

Wie groß?

Grobe Faustregel: ein Komiteemitglied pro zehn bis fünfzehn Leute in der Stufe, bei 90 Schüler:innen also sechs bis neun Personen. Größer wird nicht schneller. Ab etwa zwölf Leuten kippt es: Absprachen kosten mehr Zeit als die Arbeit, und Entscheidungen brauchen drei Anläufe.

Wichtiger als die Größe ist die Verteilung. Ein Komitee, in dem alle alles dürfen, ist ein Komitee, in dem sich niemand verantwortlich fühlt.

Die vier Ämter, die es wirklich braucht

Es gibt zwanzig denkbare Rollen. Vier davon tragen das Projekt, alle anderen sind Zuarbeit.

1. Redaktion

Zuständig für Texte und Inhalt: Steckbrief-Fragen festlegen, Kursberichte eintreiben, Zitate sichten, am Ende korrigieren. Das ist das Amt mit der gleichmäßigsten Last über das Jahr, und das, an dem am Ende alles hängt.

Braucht: zwei Personen, von denen mindestens eine gern schreibt und Fehler sieht.

2. Bildredaktion

Zuständig für Fotos: einsammeln, sortieren, aussortieren. Das ist der Teil, den alle unterschätzen. Fotos kommen in falschen Formaten, zu klein, doppelt oder gar nicht, und ohne jemanden, der das jede Woche aufräumt, hat man im März 600 unsortierte Bilder.

Braucht: zwei Personen mit Geduld. Vorwissen ist nicht nötig, siehe Gute Abifotos ohne Fotografen.

3. Layout

Zuständig für wie es aussieht: Vorlagen wählen, Seitenreihenfolge festlegen, freie Seiten betreuen, Druckdaten abgeben. Startet spät (etwa ab Februar), hat dann aber die intensivste Phase.

Braucht: eine oder zwei Personen mit Sinn fürs Visuelle. Kein Designstudium, siehe Layout, das nicht nach Word aussieht.

4. Finanzen

Zuständig für Geld: Sponsoren, Vorbestellungen, Druckkosten, Abrechnung. Das einzige Amt, das man wirklich einer Person geben sollte, nicht dreien, gemeinsame Kassenführung endet regelmäßig in einer Rekonstruktion aus Screenshots.

Braucht: eine zuverlässige Person und eine, die die Zahlen mitliest.

Was kein eigenes Amt braucht: Motto, Rankings, Umfragen. Das sind Abstimmungen, die die Stufe selbst erledigt, jemand richtet sie ein und verkündet das Ergebnis. Ein „Motto-Komitee” ist ein Termin, kein Amt.

Die Rolle, die niemand einplant

Jemand, der die Übersicht behält. Nicht Chef, nicht Sprecher, die Person, die weiß, was gerade offen ist, und die einmal pro Woche nachfragt. In der Praxis ist das oft die Stufensprecherin, und in der Praxis ist es genau diese Person, die im Mai ausbrennt, wenn ihr Job „alles, was übrig bleibt” heißt.

Macht daraus ein Amt mit einer klaren, kleinen Aufgabe: den Wochenstatus. Nicht das Nacharbeiten.

Aufteilen, nicht nur benennen

Eine Zuständigkeit, die nur in einem Protokoll steht, ist keine. Sie muss sich in den Rechten spiegeln, sonst landen alle Rückfragen wieder bei einer Person.

In AbiHive legt ihr Komitees an und gebt jedem seine Bereiche. Was das bewirkt:

• Wer für Fotos zuständig ist, kann die Galerie verwalten, und nur die.
• Wer für Finanzen zuständig ist, sieht die Vorbestellungen, nicht die Zitate.
• Die Stufe sieht, wen sie bei welchem Thema ansprechen muss. Das allein nimmt der Hauptverantwortlichen die Hälfte der Nachrichten ab.
• Beim Weiterreichen einer Aufgabe wechselt man die Person im Komitee, nicht das Passwort.

Ein Hinweis, der in der Praxis zählt: Moderation bleibt bei der Hauptverantwortlichen. Meldungen über Inhalte, jemand fühlt sich von einem Zitat oder Kommentar getroffen, gehen nicht an ein Fachkomitee, sondern an die volle Verwaltung. Eine Meldung nennt immer, wer sich über wen beschwert, und das ist keine Information für den halben Jahrgang.

Die erste Sitzung: eine Stunde, fünf Beschlüsse

Macht die erste Sitzung kurz und beschlussorientiert. Fünf Punkte reichen:

1. Ämter besetzen: namentlich, nicht „irgendwer aus der Gruppe”.
2. Motto-Abstimmung terminieren: Datum, nicht „bald”.
3. Preis-Rahmen festlegen, was darf ein Exemplar kosten? Siehe Was kostet eine Abizeitung.
4. Rückwärts-Zeitplan aufstellen, vom Abiball, siehe Zeitplan für den neuen Jahrgang.
5. Einen festen Wochentermin, 20 Minuten, gleiche Zeit, auch wenn nichts ansteht. Sitzungen, die man einberufen muss, finden nicht statt.

Was passiert, wenn jemand aussteigt

Das passiert. Ein Q1-Halbjahr ist lang, und Leute steigen aus, meist nicht mit Ansage, sondern durch Nichtreagieren. Zwei Dinge machen es harmlos:

• Kein Amt hat nur eine Person außer Finanzen. Bei jeder anderen Rolle gibt es eine zweite, die weiß, wo die Sachen liegen.
• Nichts liegt auf einem privaten Gerät. Der häufigste echte Verlust ist nicht das Ausscheiden, sondern die 400 Fotos auf einem Handy, dessen Besitzer nicht mehr antwortet.

Zum Mitnehmen

• Ein Mitglied pro zehn bis fünfzehn Leute. Mehr wird langsamer.
• Vier Ämter: Redaktion, Bildredaktion, Layout, Finanzen. Alles andere ist Zuarbeit.
• Finanzen bei einer Person, alles andere doppelt besetzt.
• Zuständigkeit ohne Rechte ist ein Vorschlag. Zuständigkeit mit eigenen Bereichen ist eine Aufteilung.

Wie das Aufteilen im Produkt aussieht: Funktionen im Überblick und die Anleitung Schritt für Schritt.