Zeitplan für den neuen Jahrgang: ein Schuljahr, zwölf Etappen
Wann fängt man mit der Abizeitung an, und was ist wann fällig? Der Ablauf über ein ganzes Schuljahr, mit den Terminen, die sich rückwärts vom Abiball ergeben.
Die häufigste Frage am Anfang ist nicht „wie machen wir das?”, sondern „wann müssen wir womit anfangen?”. Die Antwort ist unbequem: früher als ihr denkt, aber mit deutlich weniger Aufwand pro Woche, als ihr befürchtet.
Der Grund ist einfach. Fast alles, was in einer Abizeitung steht, muss von 60 bis 120 Leuten eingesammelt werden. Einsammeln dauert nicht so lange, wie es dauert, bis alle reagieren. Wer im März anfängt, hat kein Layout-Problem, er hat ein Rücklauf-Problem, und das lässt sich nicht durch Fleiß lösen.
Rückwärts rechnen, nicht vorwärts
Setzt euch nicht hin und fragt „was machen wir zuerst”. Nehmt den einen Termin, der wirklich feststeht, und rechnet von dort zurück:
- Abiball, steht meist schon ein Jahr vorher.
- Bücher da, 3 bis 5 Tage vorher. Nicht am Vortag: wenn die Lieferung hängt, braucht ihr Luft.
- Druckabgabe, je nach Druckerei 10 bis 20 Werktage vor der Lieferung. Fragt das konkret ab, bevor ihr planen könnt. Digitaldruck ist schneller als Offset.
- Interne Abgabe, zwei Wochen vor der Druckabgabe. Diese zwei Wochen sind für Korrektur und die Dinge, die immer noch auftauchen.
- Inhalte zu, vier Wochen vor der internen Abgabe. Ab hier wird nichts mehr gesammelt, nur noch gebaut.
Alles davor ist Sammelzeit. Bei einem Abiball Ende Juni landet „Inhalte zu” damit etwa Ende März, und die Sammelphase muss vorher liegen, nicht danach.
Das Schuljahr in fünf Phasen
September bis November, Gründen
Das Komitee entsteht, das Motto wird gewählt, das Geld wird geklärt. In dieser Phase entstehen keine Inhalte, und das ist richtig: ihr baut die Struktur, die nachher das Sammeln trägt.
- Komitee zusammenstellen und Aufgaben verteilen, wer macht was
- Abimotto abstimmen (100 Ideen)
- Grob rechnen: was kostet eine Abizeitung
- Erste Sponsorenanfragen raus, Sponsoren finden
Das Motto zuerst zu wählen hat einen praktischen Grund: es bestimmt Titel, Cover und Farbwelt. Wer das Layout vor dem Motto baut, baut es zweimal.
Dezember bis Februar, Sammeln
Die eine Phase, in der die ganze Stufe arbeitet und nicht nur das Komitee. Hier entscheidet sich, ob das Buch voll wird.
- Steckbriefe freischalten (100 Fragen)
- Rankings und Umfragen abstimmen lassen (100 Award-Ideen)
- Zitate und Lehrer-Awards sammeln
- Fotos einsammeln, der Teil, der am längsten dauert
- Kursberichte an die Kurse verteilen
Rechnet mit drei Erinnerungsrunden, nicht mit einer. Was dabei wirklich hilft, steht in Wie ihr die Stufe zum Mitmachen bringt.
März bis April, Bauen
Jetzt wird aus Material ein Buch. Das ist Komitee-Arbeit, keine Stufen-Arbeit.
- Seitenreihenfolge festlegen, Vorlagen wählen
- Freie Seiten gestalten lassen (12 Beispiele)
- Layout durchziehen, nicht nach Word aussehen
- Korrekturrunden fahren (der Ablauf)
Mai, Abgeben
- Die letzten zwei Wochen sind eine eigene Disziplin
- Druckdaten richtig abgeben
- Auflage endgültig festlegen: erst wenn die Vorbestellungen da sind
Juni bis Juli, Verteilen und weitergeben
- Bücher verteilen und abrechnen: Verteilen, verkaufen, Restexemplare
- Und dann das, was fast alle vergessen: Übergabe an den nächsten Jahrgang
Die drei Termine, die wirklich wehtun, wenn sie kippen
Nicht jeder Termin ist gleich kritisch. Diese drei ziehen alles andere mit:
| Termin | Warum er trägt | Puffer |
|---|---|---|
| Motto entschieden | Blockiert Cover, Titel und alle Vorlagen | 2 Wochen |
| Inhalte zu | Ab hier ist die Menge fix und das Layout planbar | 4 Wochen vor interner Abgabe |
| Druckabgabe | Der einzige Termin, den euch jemand von außen setzt | 10–20 Werktage vor Lieferung |
Alles andere kann eine Woche rutschen, ohne dass es das Projekt gefährdet. Diese drei nicht.
Warum ein Zeitplan im Kopf nicht zählt
Ein Zeitplan, der nur in der Komitee-Gruppe steht, ist für die Stufe nicht existent. Die 90 Leute, die liefern sollen, sehen ihn nie, sie sehen nur eine Nachricht im Chat, die zwei Tage später nach unten gescrollt ist.
Deshalb gehören die Termine dorthin, wo die Inhalte entstehen. In AbiHive setzt ihr eine Frist pro Bereich (Steckbriefe bis X, Fotos bis Y) und ein Abgabedatum für das ganze Buch. Daraus ergibt sich:
- Auf der Startseite jeder Person läuft der Countdown bis zum Druck.
- Wer bis kurz vor einer Frist nichts eingetragen hat, wird automatisch erinnert , nur die Säumigen, nicht alle.
- Nach der Frist schließt der Bereich für die Stufe. Das Komitee kommt weiter rein, um zu prüfen und zu drucken.
Der Effekt ist banal und trotzdem groß: ein Datum, das im Produkt steht, wird eingehalten. Ein Datum, das in einer WhatsApp-Nachricht stand, wird verhandelt.
Zum Mitnehmen
- Rechnet vom Abiball zurück, nicht vom heutigen Tag vorwärts.
- Fragt die Druckerei früh nach ihrer Vorlaufzeit, das ist der einzige Wert, den ihr nicht selbst festlegen könnt.
- Legt „Inhalte zu” vier Wochen vor die interne Abgabe. Diese vier Wochen sind der Unterschied zwischen einem fertigen und einem fast fertigen Buch.
- Und fangt im Herbst an, nicht im Frühjahr. Nicht wegen der Arbeit, wegen der Reaktionszeit von 90 Menschen.
Mehr zum Aufteilen der Arbeit: die Funktionen im Überblick.
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