Übergabe an den nächsten Jahrgang

Eine Abizeitung macht man genau einmal. Das heißt: jedes Jahr fängt ein Komitee bei null an, sucht dieselben Druckereien, macht dieselben drei Fehler und entdeckt im März dieselbe Wahrheit, dass man im Oktober hätte anfangen müssen.

Dabei ist das Wissen im Haus. Es geht nur nie über, weil niemand dafür zuständig ist.

Die Übergabe kostet eine Stunde. Sie ist die einzige Aufgabe in diesem ganzen Projekt, die euch selbst nichts mehr bringt, und die mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.

Der Zeitpunkt

Direkt nach der Verteilung, nicht nach den Ferien. Zwei Gründe: Ihr wisst jetzt noch, was schwierig war, und der neue Jahrgang steht kurz davor, sein Komitee zu bilden. Nach den Sommerferien ist die Hälfte des Wissens weg und ihr seid gedanklich woanders.

Praktisch: letzte Schulwoche, eine Stunde, zwei Leute von euch, drei bis fünf vom kommenden Jahrgang.

Was ihr weitergebt

1. Ein Exemplar

Das wirksamste Übergabegeschenk überhaupt. Ein fertiges Buch in der Hand ersetzt jede Erklärung darüber, was möglich ist, und zeigt gleichzeitig den Umfang, den niemand vorher realistisch einschätzt.

Legt einen Zettel hinein: Auflage, Seitenzahl, Preis pro Exemplar, Druckerei. Vier Zahlen, die dem nächsten Komitee die erste Kalkulation ersparen.

2. Die Kontaktliste

Die Datei, die am meisten wert ist und in fünf Minuten entsteht:

• Druckerei: Name, Ansprechpartner, was sie gekostet hat, wie lange sie gebraucht hat, was sie an Daten wollte.
• Sponsoren: wer zugesagt hat, mit welchem Betrag, wer angesprochen wurde und abgelehnt hat (spart dem nächsten Jahrgang die Runde), wer der Kontakt war.
• Location und Dienstleister vom Ball, mit Preis und Bewertung in einem Satz.
• Ansprechpartner in der Schule: wer im Sekretariat hilft, wer die Genehmigungen macht, welche Lehrkraft mitzieht.

Ein Satz Bewertung pro Eintrag ist mehr wert als die reine Adresse. „Günstig, aber antwortet langsam” ist echte Information.

3. Der Zeitplan mit euren echten Daten

Nicht der Plan, den ihr am Anfang gemacht habt: der, den ihr tatsächlich gelebt habt. Mit den Terminen, die gekippt sind, und dem Grund.

Das ist der ehrlichste und nützlichste Teil der Übergabe: „Wir wollten im November mit den Steckbriefen anfangen, haben im Januar angefangen und hatten deshalb im April nur 60 % Rücklauf.”

4. Die drei Dinge, die ihr anders machen würdet

Nicht zehn. Drei. Eine längere Liste liest niemand, und drei konkrete Punkte werden tatsächlich umgesetzt.

Aus der Praxis sind es meistens diese Kategorien:

• „Früher anfangen”, fast immer dabei
• „Nicht alles gleichzeitig freischalten”
• „Fotos direkt nach dem Anlass einsammeln, nicht am Ende”
• „Lehrerzitate von Anfang an freigeben lassen”
• „Größere Auflage / kleinere Auflage”

5. Die Zugänge, sauber übergeben

Der Teil, an dem es technisch schiefgeht. Weitergeben heißt nicht Passwörter weitergeben.

• Nichts liegt auf einem privaten Gerät. Fotos, Layout-Dateien, Anzeigen, alles an einem Ort, den jemand anderes erreichen kann.
• Kein geteiltes Passwort. Der neue Jahrgang bekommt eigene Zugänge, nicht euren.
• Die Stufenkasse ist abgeschlossen, mit einer Abrechnung, die alle gesehen haben. Ein offener Kassenstand ist eine Erbschaft, die niemand will. Siehe Verteilen, verkaufen, Restexemplare.

Zu AbiHive selbst: der neue Jahrgang legt einen eigenen Jahrgang an, er übernimmt nicht euren. Das ist Absicht, nicht Umstand: Eure Steckbriefe, Fotos und Zitate gehören eurer Stufe und nicht der nächsten. Was übergeht, ist Wissen, nicht ein Datenbestand. Wer selbst noch in der Schule ist und im nächsten Komitee mitmacht, kann in beiden Jahrgängen sein.

Was der nächste Jahrgang zuerst wissen sollte

Wenn ihr nur fünf Minuten habt, sagt diese vier Dinge:

1. Fangt im Oktober an, nicht im März. Nicht wegen der Arbeit, wegen der Reaktionszeit von 90 Menschen.
2. Motto zuerst. Es bestimmt Titel, Cover und Farben; alles andere baut darauf auf.
3. Teilt die Arbeit von Anfang an auf, mit Namen und eigenen Bereichen. Sonst machen es am Ende zwei Leute.
4. Nehmt eine Frist pro Bereich, nicht eine für alles.

Alles Weitere steht im Zeitplan für den neuen Jahrgang und im Leitfaden, den Link könnt ihr einfach mitgeben.

Die Vorlage für die Übergabe

Eine Seite reicht. Füllt sie in zwanzig Minuten aus:

ABIZEITUNG [Jahr] — ÜBERGABE

Zahlen
  Auflage: ___   Seiten: ___   Preis/Exemplar: ___ €
  Sponsoreneinnahmen: ___ €    Überschuss: ___ €

Druckerei
  Name / Kontakt: ______________________
  Kosten: ___ €   Vorlauf: ___ Werktage
  Wollte: PDF mit ___ mm Beschnitt, Farbraum ___
  Bewertung in einem Satz: ______________________

Sponsoren (zugesagt)
  ______________________  ___ €  Kontakt: ______
  ______________________  ___ €  Kontakt: ______

Angesprochen, abgelehnt
  ______________________________________________

Unser echter Zeitplan
  Start: ______  Inhalte zu: ______
  Interne Abgabe: ______  Druckabgabe: ______
  Was gekippt ist und warum: ___________________

Die drei Dinge, die wir anders machen würden
  1. ___________________________________________
  2. ___________________________________________
  3. ___________________________________________

Ansprechpartner in der Schule
  ______________________________________________

Zum Mitnehmen

• Übergabe in der letzten Schulwoche, nicht nach den Ferien.
• Ein Exemplar mit vier Zahlen auf einem Zettel drin.
• Kontaktliste mit einem Satz Bewertung pro Eintrag, inklusive der Absagen.
• Euer echter Zeitplan, nicht der geplante.
• Genau drei Verbesserungsvorschläge.
• Kasse geschlossen, nichts auf privaten Geräten, eigene Zugänge für die Neuen.