Distribuer, vendre, exemplaires restants

Après la remise à l’imprimeur, le projet a l’air terminé. Il ne l’est pas : il reste trois tâches, et toutes les trois atterrissent sur une seule personne si elles n’ont pas été réparties avant.

Elles ne sont pas énormes. Mais c’est la partie où un livre de promo par ailleurs réussi peut encore perdre de l’argent ou produire des disputes.

1. La remise

Les livres arrivent plus tôt qu’on ne croit et pèsent plus qu’on ne croit. 120 exemplaires en A5, c’est environ quatre cartons de déménagement et quelque 40 kilos. Réglez deux choses avant la livraison :

• Où on livre. Une adresse privée est pratique si quelqu’un est là dans la journée. Le lycée est pratique si le secrétariat a été prévenu — recevoir une palette sans être averti ne fait plaisir à personne.
• Qui les stocke. Jusqu’à la remise, ils doivent rester à plat et au sec. Pas à la cave, pas dans une voiture.

Pour la remise elle-même :

• Un créneau, une heure, deux personnes. De préférence au bal ou à la remise des relevés — tout le monde est là de toute façon.
• Imprimez la liste des noms, avec le statut de paiement. Pas sur le téléphone : sans réseau dans la salle, l’impression devient la seule vérité.
• Cochez pendant que la personne est devant vous. Pas plus tard, de mémoire.
• Pas payé = pas de livre. C’est strict, mais c’est la seule règle qui fonctionne. Si vous faites des exceptions à la table, vous ne reverrez jamais l’argent.

Si vous distribuez les livres au bal : prévoyez-le comme point du programme, avec une table et un créneau. Une pile près du vestiaire finit avec cinq exemplaires disparus et trois personnes qui n’ont rien eu.

2. Les commandes tardives

Il y en a toujours : cinq à dix personnes qui n’ont pas commandé de livre et qui, en feuilletant celui d’un autre, s’aperçoivent qu’elles en veulent un. Plus les parents et les grands-parents qui en veulent un deuxième.

Deux voies, et vous devriez choisir à l’avance :

Imprimer une marge. Dix pour cent de plus que commandé. La voie simple : la demande est servie immédiatement et le prix unitaire est bas, parce que le tirage est passé d’un seul coup. Risque : des invendus si vous estimez trop large.

Une réimpression groupée. Rassembler les commandes tardives jusqu’à une date butoir et réimprimer une fois. Le prix unitaire est nettement plus élevé parce que les frais de calage retombent — ne vendez donc pas les commandes tardives au prix initial, sinon la caisse de la promo paie la différence.

Recommandation réaliste : imprimez 10 % de marge. Une réimpression pour douze livres est presque toujours la moins bonne affaire, et les exemplaires restants trouvent preneur (voir plus bas).

3. Clôturer la caisse

La partie la moins aimée, et celle qui produit des disputes si elle reste ouverte trop longtemps.

• Tout sur une page : recettes (ventes, sponsors), dépenses (impression, livraison, textile), différence.
• Notez nommément les montants en attente et relancez une fois gentiment, une fois fermement. Ensuite, passez-les en pertes — une caisse de promo qui court encore après trois personnes en septembre coûte plus de nerfs qu’elle ne rapporte.
• Utilisez l’excédent et votez dessus. L’argent restant appartient à la promo : un don, une dernière fête, une contribution au bal, un cadeau au lycée. Ce qu’il ne faut pas faire : le laisser dormir chez le trésorier « jusqu’à ce qu’on sache quoi en faire ».
• Envoyez les comptes à tout le monde. Une page. Rien ne met fin aux rumeurs sur la caisse aussi bien qu’un chiffre que tout le monde a vu.

Si votre promo a rassemblé les participations via AbiHive, la base est déjà là : le récapitulatif montre qui a payé et combien a été réuni. C’est exactement la liste dont on a besoin à la table de distribution et sur laquelle reposent les comptes.

Ce qu’on fait des exemplaires restants

Il restera dix à vingt livres. Ils ne sont pas sans valeur :

• Les archives du lycée. Deux exemplaires. Beaucoup d’établissements collectionnent les livres de promo, et dans quinze ans ce sera le seul exemplaire encore trouvable.
• Les sponsors. Portez-en un à chaque sponsor. Cela coûte un après-midi et c’est le meilleur travail préparatoire pour la promo suivante.
• Les enseignants qui ont beaucoup contribué, et le secrétariat.
• La vente sur place au bal, s’il vous en reste — les parents achètent spontanément.
• Un exemplaire pour la promo suivante. Le cadeau de passation le plus efficace qui soit : le comité suivant voit en cinq minutes ce qui est possible. Voir La passation à la promo suivante.

Et il en restera quand même cinq. Donnez-les plutôt que de les stocker — un carton de livres de promo dans une cave n’est jamais rouvert.

L’ordre, s’il faut aller vite

1. Régler l’adresse de livraison et le lieu de stockage (avant l’impression)
2. Fixer et annoncer la date de remise
3. Imprimer la liste des noms avec le statut de paiement
4. Distribuer, cocher, compter les restes
5. Distribuer les exemplaires gratuits (archives, sponsors, enseignants)
6. Clôturer la caisse, envoyer les comptes à tout le monde
7. Un exemplaire et la passation à la promo suivante

À retenir

• Réglez l’adresse de livraison et le stockage avant l’impression. Les livres sont lourds.
• La remise comme un rendez-vous, avec liste imprimée, cochée sur place.
• Pas payé = pas de livre. Aucune exception à la table.
• Imprimer 10 % de marge vaut presque toujours mieux qu’une réimpression.
• Clôturez la caisse en quatre semaines et envoyez les comptes à tout le monde.
• Les exemplaires restants aux archives, aux sponsors et à la promo suivante.