Il passaggio di consegne alla classe successiva

Un annuario lo si fa esattamente una volta. Vale a dire: ogni anno un comitato riparte da zero, cerca le stesse tipografie, commette gli stessi tre errori e a marzo scopre la stessa verità — che si sarebbe dovuto cominciare a ottobre.

Eppure il sapere è già in casa. Semplicemente non passa mai, perché nessuno se ne occupa.

Il passaggio di consegne costa un’ora. È l’unico compito di tutto questo progetto che a voi non porta più nulla — e quello con il miglior rapporto tra sforzo ed effetto.

Quando

Subito dopo la distribuzione, non dopo le vacanze. Due motivi: adesso vi ricordate ancora cosa è stato difficile, e la nuova classe sta per formare il suo comitato. Dopo l’estate metà del sapere è sparito e voi avete la testa altrove.

In pratica: ultima settimana di scuola, un’ora, due persone da parte vostra, tre-cinque della classe successiva.

Cosa trasmettete

1. Una copia

Il regalo di passaggio di consegne più efficace che esista. Un libro finito in mano sostituisce ogni spiegazione su cosa sia possibile — e insieme mostra la mole, che nessuno stima realisticamente in anticipo.

Metteteci dentro un foglietto: tiratura, numero di pagine, prezzo a copia, tipografia. Quattro numeri che risparmiano al comitato successivo il primo conto.

2. L’elenco dei contatti

Il file che vale di più e che si scrive in cinque minuti:

• La tipografia: nome, referente, quanto è costata, quanto ci ha messo, quali file voleva.
• Gli sponsor: chi ha detto sì e con quale cifra, chi è stato contattato e ha rifiutato (risparmia il giro alla classe successiva), chi era il contatto.
• La location e i fornitori della festa, con prezzo e un giudizio in una frase.
• I referenti a scuola: chi aiuta in segreteria, chi si occupa delle autorizzazioni, quale professore dà una mano.

Una frase di giudizio per voce vale più del solo indirizzo. «Economica, ma risponde lentamente» è informazione vera.

3. Il calendario con le vostre date reali

Non il piano che avevate fatto all’inizio — quello che avete davvero vissuto. Con le date saltate e il motivo.

È la parte più onesta e più utile del passaggio: «Volevamo iniziare i profili a novembre, abbiamo iniziato a gennaio e per questo ad aprile avevamo solo il 60 % di risposte.»

4. Le tre cose che fareste diversamente

Non dieci. Tre. Un elenco più lungo non lo legge nessuno, e tre punti concreti vengono davvero messi in pratica.

Nella pratica sono per lo più queste categorie:

• «Iniziare prima» — quasi sempre presente
• «Non aprire tutto contemporaneamente»
• «Raccogliere le foto subito dopo l’evento, non alla fine»
• «Far approvare le citazioni dei prof fin dall’inizio»
• «Tiratura più grande / più piccola»

5. Gli accessi, passati in modo pulito

La parte che tecnicamente va storta. Passare non significa passare le password.

• Niente sta su un dispositivo privato. Foto, file di impaginazione, inserzioni — tutto in un posto raggiungibile anche da altri.
• Nessuna password condivisa. La nuova classe riceve accessi propri, non i vostri.
• La cassa è chiusa, con un rendiconto che tutti hanno visto. Un saldo aperto è un’eredità che nessuno vuole. Vedi Distribuire, vendere, copie avanzate.

Su AbiHive stesso: la nuova classe crea una classe propria — non prende la vostra. È voluto, non un intoppo: i vostri profili, le vostre foto e le vostre citazioni appartengono alla vostra classe e non alla successiva. Quello che passa è il sapere, non un archivio di dati. Chi è ancora a scuola e partecipa al comitato successivo può stare in entrambe le classi.

Cosa la classe successiva deve sapere per prima

Se avete solo cinque minuti, dite queste quattro cose:

1. Cominciate a ottobre, non a marzo. Non per il lavoro — per i tempi di reazione di 90 persone.
2. Prima il motto. Determina titolo, copertina e colori; tutto il resto ci si appoggia.
3. Dividete il lavoro fin dall’inizio, con nomi e ambiti propri. Altrimenti alla fine lo fanno in due.
4. Prendete una scadenza per ambito, non una per tutto.

Il resto sta nel Calendario per una nuova classe e nella Guida — potete semplicemente passare il link.

Il modello per il passaggio

Basta una pagina. Compilatela in venti minuti:

ANNUARIO [anno] — PASSAGGIO DI CONSEGNE

Numeri
  Tiratura: ___   Pagine: ___   Prezzo/copia: ___ €
  Entrate da sponsor: ___ €     Avanzo: ___ €

Tipografia
  Nome / contatto: ______________________
  Costo: ___ €   Tempi: ___ giorni lavorativi
  Voleva: PDF con ___ mm di abbondanza, spazio colore ___
  Giudizio in una frase: ______________________

Sponsor (confermati)
  ______________________  ___ €  Contatto: ______
  ______________________  ___ €  Contatto: ______

Contattati, hanno rifiutato
  ______________________________________________

Il nostro calendario reale
  Inizio: ______  Contenuti chiusi: ______
  Consegna interna: ______  Consegna in stampa: ______
  Cosa è saltato e perché: _____________________

Le tre cose che faremmo diversamente
  1. ___________________________________________
  2. ___________________________________________
  3. ___________________________________________

Referenti a scuola
  ______________________________________________

Da portarsi a casa

• Il passaggio nell’ultima settimana di scuola, non dopo le vacanze.
• Una copia con quattro numeri su un foglietto dentro.
• Un elenco di contatti con una frase di giudizio per voce — rifiuti compresi.
• Il vostro calendario reale, non quello previsto.
• Esattamente tre proposte di miglioramento.
• Cassa chiusa, niente su dispositivi privati, accessi propri per i nuovi.