Creare il comitato: chi fa cosa

Quasi ogni annuario che va storto va storto allo stesso modo: due persone fanno tutto. Non perché gli altri siano pigri, ma perché nessuno sa qual è esattamente la sua parte. «Lo facciamo insieme» non è una divisione dei compiti, è l’annuncio che più avanti se ne occuperà qualcuno.

Un comitato non è quindi un gruppo di amici pieni di buona volontà. È un elenco di responsabilità.

Quanto grande?

Regola approssimativa: un membro del comitato ogni dieci-quindici persone della classe — quindi sei-nove persone per 90 studenti. Più grande non significa più veloce. Dalle dodici persone in su ribalta: mettersi d’accordo costa più tempo del lavoro e le decisioni richiedono tre tentativi.

Più importante della dimensione è la divisione. Un comitato in cui tutti possono fare tutto è un comitato in cui nessuno si sente responsabile.

I quattro incarichi che servono davvero

Ci sono venti ruoli immaginabili. Quattro reggono il progetto, tutto il resto è supporto.

1. Redazione

Responsabile di testi e contenuti: fissare le domande dei profili, recuperare i resoconti di corso, selezionare le citazioni, rileggere alla fine. È l’incarico con il carico più costante nell’arco dell’anno — e quello da cui alla fine dipende tutto.

Serve: due persone, di cui almeno una a cui piace scrivere e che nota gli errori.

2. Redazione fotografica

Responsabile delle foto: raccogliere, ordinare, scartare. È la parte che tutti sottovalutano. Le foto arrivano nei formati sbagliati, troppo piccole, doppie o per niente — e senza qualcuno che faccia ordine ogni settimana, a marzo vi ritrovate con 600 immagini alla rinfusa.

Serve: due persone pazienti. Non servono conoscenze pregresse, vedi Buone foto senza fotografo.

3. Impaginazione

Responsabile di come appare: scegliere i modelli, fissare l’ordine delle pagine, seguire le pagine libere, consegnare i file di stampa. Parte tardi (verso febbraio), ma poi ha la fase più intensa.

Serve: una o due persone con occhio per il visivo. Nessuna laurea in design — vedi Un’impaginazione che non sembra Word.

4. Finanze

Responsabile dei soldi: sponsor, preordini, costi di stampa, rendiconto. L’unico incarico che va davvero dato a una persona e non a tre — una cassa tenuta in più mani finisce regolarmente in una ricostruzione a partire dagli screenshot.

Serve: una persona affidabile e una che rilegga i numeri.

Cosa non ha bisogno di un incarico proprio: il motto, le classifiche, i sondaggi. Sono votazioni che la classe gestisce da sé — qualcuno le imposta e annuncia il risultato. Un «comitato motto» è una riunione, non un incarico.

Il ruolo che nessuno mette in conto

Qualcuno che tiene la visione d’insieme. Non un capo, non un portavoce — la persona che sa cosa è ancora aperto e che una volta a settimana chiede a che punto si è. Nella pratica è spesso la rappresentante di classe, e nella pratica è esattamente questa persona che a maggio si brucia, se il suo lavoro si chiama «tutto quello che avanza».

Fatene un incarico con un compito chiaro e piccolo: il punto settimanale. Non il recupero di quello che manca.

Dividere, non solo nominare

Una responsabilità che esiste solo in un verbale non è una responsabilità. Deve riflettersi nei permessi, altrimenti tutte le domande tornano a una sola persona.

In AbiHive create dei comitati e date a ciascuno i suoi ambiti. Cosa cambia:

• Chi è responsabile delle foto può gestire la galleria — e solo quella.
• Chi è responsabile delle finanze vede i preordini, non le citazioni.
• La classe vede a chi rivolgersi per cosa. Già solo questo toglie metà dei messaggi alla responsabile principale.
• Quando un compito passa di mano, si cambia la persona nel comitato, non la password.

Una nota che nella pratica conta: la moderazione resta alla responsabile principale. Le segnalazioni sui contenuti — qualcuno si sente colpito da una citazione o da un commento — non vanno a un comitato tematico ma all’amministrazione completa. Una segnalazione dice sempre chi si lamenta di chi, e non è un’informazione per mezza classe.

La prima riunione: un’ora, cinque decisioni

Fate la prima riunione breve e orientata alle decisioni. Cinque punti bastano:

1. Assegnare gli incarichi — con nome e cognome, non «qualcuno del gruppo».
2. Fissare la data della votazione sul motto — una data, non «presto».
3. Fissare una fascia di prezzo — quanto può costare una copia? Vedi Quanto costa un annuario.
4. Costruire un calendario a ritroso — dalla festa di fine anno, vedi Calendario per una nuova classe.
5. Un appuntamento settimanale fisso — 20 minuti, stessa ora, anche quando non c’è nulla. Le riunioni che bisogna convocare non si tengono.

Cosa succede se qualcuno molla

Succede. Un anno scolastico è lungo e delle persone mollano — di solito senza annunciarlo, semplicemente smettendo di rispondere. Due cose lo rendono innocuo:

• Nessun incarico ha una sola persona, tranne le finanze. In tutti gli altri ruoli c’è una seconda persona che sa dove sono le cose.
• Niente sta su un dispositivo privato. La vera perdita più frequente non è chi se ne va, sono le 400 foto su un telefono il cui proprietario non risponde più.

Da portarsi a casa

• Un membro ogni dieci-quindici persone. Di più diventa più lento.
• Quattro incarichi: redazione, redazione fotografica, impaginazione, finanze. Tutto il resto è supporto.
• Le finanze a una persona, tutto il resto in doppio.
• Una responsabilità senza permessi è una proposta. Una responsabilità con ambiti propri è una divisione.

Come appare questa divisione nel prodotto: le funzioni in sintesi e la guida passo per passo.