Distribuire, vendere, copie avanzate

Dopo la consegna in tipografia il progetto sembra finito. Non lo è: restano tre compiti, e tutti e tre finiscono su una sola persona se non sono stati distribuiti prima.

Non sono grandi. Ma sono la parte in cui un annuario per il resto riuscito può ancora perdere soldi o generare litigi.

1. La consegna

I libri arrivano prima di quanto pensiate e pesano più di quanto pensiate. 120 copie in A5 sono più o meno quattro scatoloni da trasloco e circa 40 chili. Chiarite due cose prima della consegna:

• Dove si consegna. Un indirizzo privato è comodo se lì c’è qualcuno di giorno. La scuola è comoda se la segreteria è stata avvisata — ricevere un bancale senza preavviso non fa piacere a nessuno.
• Chi li conserva. Fino alla distribuzione devono stare in piano e all’asciutto. Non in cantina, non in macchina.

Per la distribuzione vera e propria:

• Un appuntamento, un’ora, due persone. Meglio alla festa di fine anno o alla consegna delle pagelle — lì ci sono già tutti.
• Stampate l’elenco dei nomi, con lo stato del pagamento. Non sul telefono: senza campo in aula magna, la stampa diventa l’unica verità.
• Spuntate mentre la persona è lì davanti. Non dopo, a memoria.
• Non pagato = niente libro. Suona severo, ma è l’unica regola che funziona. Se fate eccezioni al tavolo, quei soldi non li vedrete mai.

Se distribuite i libri alla festa: pianificatelo come punto del programma, con un tavolo e una finestra oraria. Una pila accanto al guardaroba finisce con cinque copie sparite e tre persone rimaste senza.

2. Gli ordini tardivi

Ci sono sempre: cinque-dieci persone che non hanno ordinato il libro e che, sfogliando quello di un altro, si accorgono di volerne uno. Più i genitori e i nonni che ne vogliono un secondo.

Due strade, e dovreste decidere prima quale:

Stampare un margine. Dieci per cento in più dell’ordinato. La via semplice: la domanda è servita subito e il prezzo unitario è basso, perché la tiratura è passata in un colpo solo. Rischio: copie avanzate, se stimate troppo largo.

Una ristampa collettiva. Raccogliere gli ordini tardivi fino a una data e ristampare una volta. Il prezzo unitario è molto più alto perché i costi di avviamento tornano — quindi non vendete gli ordini tardivi al prezzo iniziale, altrimenti la cassa della classe paga la differenza.

Raccomandazione realistica: stampate un margine del 10 %. Una ristampa per dodici libri è quasi sempre l’affare peggiore, e le copie avanzate trovano impiego (vedi sotto).

3. Chiudere la cassa

La parte meno amata, e quella che genera litigi se resta aperta troppo a lungo.

• Tutto su una pagina: entrate (vendite, sponsor), uscite (stampa, spedizione, textili), differenza.
• Annotate con nome gli importi aperti e sollecitate una volta gentilmente, una volta con fermezza. Poi metteteli a perdita — una cassa di classe che a settembre insegue ancora tre persone costa più nervi di quanto renda.
• Usate l’avanzo e votateci sopra. I soldi rimasti sono della classe: una donazione, un’ultima festa, un contributo alla festa di fine anno, un regalo alla scuola. Quello che non dovreste fare: lasciarli dormire dal cassiere «finché non sappiamo cosa farne».
• Mandate il rendiconto a tutti. Una pagina. Niente chiude le voci sulla cassa così bene come un numero che tutti hanno visto.

Se la vostra classe ha raccolto le quote tramite AbiHive, la base c’è già: il riepilogo mostra chi ha pagato e quanto è stato raccolto. È esattamente l’elenco che serve al tavolo della consegna e su cui si regge il rendiconto.

Cosa fare delle copie avanzate

Restano dieci-venti libri. Non sono senza valore:

• L’archivio della scuola. Due copie. Molte scuole collezionano gli annuari, e fra quindici anni quella sarà l’unica copia ancora reperibile.
• Gli sponsor. Portatene una a ogni sponsor. Costa un pomeriggio ed è il miglior lavoro preparatorio per la classe successiva.
• I professori che hanno contribuito molto, e la segreteria.
• La vendita alla festa, se ve ne restano — i genitori comprano d’impulso.
• Una copia alla classe successiva. Il regalo di passaggio di consegne più efficace che esista: il comitato successivo vede in cinque minuti cosa è possibile. Vedi Il passaggio di consegne alla classe successiva.

E poi ne restano comunque cinque in giro. Regalatele invece di immagazzinarle — uno scatolone di annuari in cantina non viene mai più riaperto.

L’ordine, se bisogna fare in fretta

1. Chiarire indirizzo di consegna e luogo di stoccaggio (prima della stampa)
2. Fissare e annunciare la data di distribuzione
3. Stampare l’elenco dei nomi con lo stato del pagamento
4. Consegnare, spuntare, contare gli avanzi
5. Distribuire le copie omaggio (archivio, sponsor, professori)
6. Chiudere la cassa, mandare il rendiconto a tutti
7. Una copia e il passaggio di consegne alla classe successiva

Da portarsi a casa

• Chiarite indirizzo di consegna e stoccaggio prima della stampa. I libri sono pesanti.
• La consegna come appuntamento con elenco stampato, spuntato sul posto.
• Non pagato = niente libro. Nessuna eccezione al tavolo.
• Stampare un margine del 10 % è quasi sempre meglio di una ristampa.
• Chiudete la cassa entro quattro settimane e mandate il rendiconto a tutti.
• Le copie avanzate all’archivio, agli sponsor e alla classe successiva.