Abiball planen, neben der Zeitung

Abizeitung und Abiball laufen im selben Halbjahr, mit denselben Leuten, auf denselben Termin zu. Und sie konkurrieren um genau eine Ressource: die Zeit von sechs bis neun Menschen im Mai.

Wer beides mit demselben Team gleichzeitig macht, macht eines von beiden schlecht. Meistens die Zeitung, weil der Ball ein Datum hat, das laut ist.

Der wichtigste Satz zuerst: trennt die Teams

Nicht die Personen, die Zuständigkeit. Ein Ball-Team und ein Zeitungs-Team, mit je einer verantwortlichen Person und getrennten Sitzungen. Zwei Leute können in beiden sein, aber niemand ist für beides verantwortlich.

Der Grund ist nicht Bürokratie, sondern Terminlogik: Ball und Zeitung haben ihre Spitzenlast an derselben Stelle. Wer beide Hüte trägt, muss im Mai zwischen Catering-Rückfragen und Korrekturlesen wählen, und wählt das, was schneller schreit.

Wie man Zuständigkeiten sauber verteilt, steht in Abikomitee gründen.

Was am Ball wirklich lange dauert

Drei Dinge, die nicht kurzfristig gehen. Alles andere ist in vier Wochen machbar.

1. Die Location, 9 bis 12 Monate vorher. Der einzige Punkt, der wirklich früh sein muss. Gute Säle für 250 Personen an einem Samstag im Juni sind ein Jahr vorher weg. Das ist die eine Aufgabe, die schon im Herbst passieren muss, während alle noch mit Motto und Komitee beschäftigt sind.

2. Das Geld, 6 Monate vorher. Ein Ball ist teurer als die Zeitung, oft um ein Vielfaches. Saalmiete, Technik, Catering, Deko, GEMA. Klärt früh, ob der Preis pro Karte das trägt, und ob die Zeitung mit im Paket ist oder separat verkauft wird.

3. Das Catering, 3 bis 4 Monate vorher. Braucht eine verbindliche Personenzahl, und die bekommt man nur mit einer Anmeldung mit Frist.

Der Termin, den man rückwärts rechnet

Der Ball ist auch für die Zeitung der Fixpunkt, die Bücher sollen dort verteilt werden. Daraus folgt eine Kette, die man nicht verhandeln kann:

Abiball                                       Tag  0
Bücher da                                     Tag −4     (nicht Tag −1!)
Druckabgabe                       Tag −18 bis −24        (Druckerei fragen)
Interne Abgabe                                Tag −32
Inhalte zu                                    Tag −60

Und parallel für den Ball:

Abiball                                       Tag  0
Endgültige Personenzahl an Catering           Tag −21
Anmeldeschluss mit Bezahlung                  Tag −28
Karten in den Verkauf                         Tag −70
Ablauf & Programm steht                       Tag −30
Technik-Check im Saal                         Tag −7

Die zwei Ketten treffen sich in derselben Woche, ungefähr einen Monat vor dem Ball. Deshalb: Zeitungsabgabe vor die heiße Ball-Woche legen, nicht daneben. Wenn ihr wählen müsst, welches Projekt Puffer bekommt, gebt ihn der Zeitung, der Ball findet auch mit improvisierter Deko statt, ein Buch nicht mit halbem Layout.

Die Anmeldung ist das ganze Problem

Fast alles, was am Ball schiefgeht, geht auf eine ungenaue Personenzahl zurück. Der Ball ist nämlich kein Stufen-Event: es kommen Eltern, Geschwister, Partner:innen, Lehrkräfte. Aus 90 Abiturient:innen werden schnell 250 Personen, und das Catering will eine Zahl, nicht eine Schätzung.

Was ihr abfragen müsst, und zwar in einem Vorgang:

• Kommt die Person? Ja/Nein, verbindlich.
• Wie viele Begleitpersonen? Mit Obergrenze, sonst wird der Saal zu klein.
• Essen: vegetarisch, vegan, Allergien. Das ist der Punkt, an dem Nachfragen später einzeln per Chat kommen, 40 Mal.
• Bezahlt? Anmeldung ohne Zahlung ist keine.

In AbiHive legt ihr den Abiball als Termin an, mit Ort, Datum, Titelbild und Zu-/Absage. Dazu könnt ihr eigene Fragen an die Anmeldung hängen, also genau die vier oben, statt sie im Chat einzusammeln. Die Stufe sagt in einem Schritt zu und beantwortet dabei, was das Catering wissen will; ihr habt eine Liste statt 90 Nachrichten. Erinnerungen an den Termin laufen automatisch, sodass der Anmeldeschluss nicht an einer Chat-Nachricht hängt.

Ein praktischer Hinweis: fragt Begleitpersonen als Zahl ab, nicht als Namensliste. Namen ändern sich bis zum Abend; die Zahl ist es, die das Catering und die Tischordnung brauchen.

Wo Zeitung und Ball sich helfen

Es gibt drei Stellen, an denen die Trennung nicht sinnvoll ist:

• Ein gemeinsamer Verkauf. Ballkarte plus Buch in einem Vorgang bezahlt ist bequemer für alle und erspart euch die doppelte Mahnrunde.
• Fotos. Der Ball ist der letzte Anlass, an dem Fotos der ganzen Stufe entstehen, nur nicht mehr für dieses Buch. Sammelt sie trotzdem: der nächste Jahrgang und die Rückblick-Seiten profitieren, und ihr wollt sie später selbst sehen.
• Die Buchverteilung ist ein Programmpunkt. Bücher am Ball auszugeben, ohne es einzuplanen, endet in einem Stapel neben der Garderobe. Zwei Leute, ein Tisch, eine Namensliste, zwanzig Minuten im Ablauf. Details: Verteilen, verkaufen, Restexemplare.

Zum Mitnehmen

• Zwei Teams, zwei Verantwortliche, getrennte Sitzungen, dieselben Menschen sind erlaubt, dieselbe Verantwortung nicht.
• Location im Herbst, alles andere ist später machbar.
• Beide Zeitpläne rückwärts vom Ball rechnen und die Zeitungsabgabe vor die heiße Ball-Woche legen.
• Anmeldung in einem Vorgang: Zusage, Begleitpersonen als Zahl, Essen, Bezahlung.
• Buchverteilung als Programmpunkt einplanen, nicht als Stapel.

Mehr: das Modul Termine und der Zeitplan über das ganze Jahr.