Abizeitung planen: der entspannte Leitfaden für euer Komitee

Eine Abizeitung scheitert selten an Ideen. Sie scheitert an Organisation, und zwar fast immer an derselben Stelle: Im März sind 60 % der Steckbriefe da, die Fotos liegen in einem Gruppenchat, und zwei Leute machen den Rest allein.

Das ist vermeidbar, und es braucht dafür keine besondere Disziplin. Es braucht fünf Entscheidungen, die man am Anfang trifft statt unterwegs.

Dieser Text ist der Überblick. Zu jedem Abschnitt gibt es einen ausführlichen Artikel, wenn ihr an der Stelle seid.

1. Früh starten, aber klein anfangen

Der häufigste Fehler: erst drei Monate vor der Abgabe loslegen. Dann fehlen Steckbriefe, Fotos sind unscharf, und die Umfragen hat niemand ausgefüllt.

Der Grund ist nicht Faulheit, sondern Reaktionszeit. Fast alles in einer Abizeitung muss von 60 bis 120 Menschen eingesammelt werden, und diese Menschen brauchen mehrere Erinnerungsrunden. Das dauert Wochen, nicht Tage, unabhängig davon, wie fleißig das Komitee ist.

Startet also im Herbst, aber nur mit zwei Dingen: Motto wählen und die Steckbriefe freischalten. Alles andere wartet.

→ Zeitplan für den neuen Jahrgang: ein Schuljahr, zwölf Etappen

2. Rückwärts rechnen

Plant nicht vom heutigen Tag vorwärts, sondern vom Abiball zurück. Nur ein Termin steht wirklich fest, und alle anderen ergeben sich daraus:

Abiball                                       Tag  0
Bücher da                                     Tag −4
Druckabgabe                        Tag −18 bis −24   (Druckerei fragen!)
Interne Abgabe                                Tag −32
Inhalte zu                                    Tag −60

Die Vorlaufzeit der Druckerei ist der einzige Wert, den ihr nicht selbst festlegen könnt. Fragt ihn früh ab, er verschiebt die ganze Kette.

3. Rollen verteilen, nicht nur benennen

Vier Ämter tragen das Projekt:

• Redaktion: Texte, Kursberichte, Korrektur.
• Bildredaktion, Fotos einsammeln, sortieren, aussortieren.
• Layout: Vorlagen, Seitenreihenfolge, Druckdaten.
• Finanzen: Sponsoren, Vorbestellungen, Abrechnung.

Wichtig ist der zweite Teil: Eine Zuständigkeit, die nur in einem Protokoll steht, ist keine. Sie muss sich in den Rechten spiegeln, sonst landen alle Rückfragen wieder bei einer Person. In AbiHive legt ihr dafür Komitees an und gebt jedem seine Bereiche, wer für Fotos zuständig ist, verwaltet die Galerie, und die Stufe sieht, wen sie bei welchem Thema fragen muss.

→ Abikomitee gründen: wer macht was

4. Eine Sache zur Zeit freischalten

Der zweite große Fehler nach „zu spät anfangen” ist „alles gleichzeitig”. Wenn Steckbrief, drei Umfragen, Fotos, Kursbericht und Rankings am selben Tag aufgehen, ist das Ergebnis keine Priorisierung, sondern Vermeidung.

Eine Aufgabe, eine Woche, eine Frist. Und die Frist gehört dorthin, wo die Inhalte entstehen, nicht in eine Chat-Nachricht, die nach zwei Tagen weggescrollt ist. In AbiHive setzt ihr eine Frist pro Bereich; danach schließt der Bereich für die Stufe, und wer nichts eingetragen hat, wird automatisch erinnert. Nur die Säumigen, nicht alle.

→ Wie ihr die Stufe zum Mitmachen bringt

5. Das Geld früh klären

Zwei Zahlen entscheiden über alles andere: Auflage und Preis pro Exemplar. Beide hängen an Sponsoren und Vorbestellungen, und beide werden regelmäßig zu spät festgelegt, mit dem Ergebnis, dass 45 Bücher im Keller liegen oder ein Nachdruck die Kasse frisst.

Rechnet im Herbst grob, holt Angebote im Winter, und legt die Auflage erst fest, wenn die bezahlten Vorbestellungen vorliegen.

→ Was kostet eine Abizeitung? · Sponsoren finden

Die typischen Stolperstellen

Stolperstelle	Woran es liegt	Was hilft
Zu wenig Rücklauf	Keine Frist, alles gleichzeitig offen	Eine Aufgabe pro Woche, Frist pro Bereich, nur Säumige erinnern
Fotos zu klein	Aus WhatsApp gesammelt	Hochladen statt verschicken
Druckdaten zu spät	Vorlaufzeit nie erfragt	Zwei Wochen Puffer vor der Abgabe
Niemand prüft das Layout	Korrektur ist nicht zugewiesen	Feste Korrekturwoche, zwei benannte Personen
Zitat-Streit im Mai	Freigaben nie eingeholt	Lehrkräfte vor dem Layout fragen
Zwei Leute machen alles	Rollen ohne Rechte	Komitees mit eigenen Bereichen

→ Gute Abifotos ohne Fotografen · Korrekturlesen · Lehrerzitate sammeln

Wenn es ans Bauen geht

Ab etwa Februar wird aus dem Material ein Buch. Das ist Komitee-Arbeit und braucht andere Fähigkeiten als das Sammeln:

• Layout, sechs Regeln reichen, kein Designstudium: Layout, das nicht nach Word aussieht
• Freie Seiten, die Seiten, die am häufigsten leer bleiben, weil „gestalte frei” keine Aufgabe ist: 12 Ideen, die funktionieren
• Druckabgabe: Beschnitt, Auflösung, Farbraum in verständlich: Druckdaten richtig abgeben
• Die letzten zwei Wochen, der einzige Abschnitt mit echtem Zeitdruck: Tag für Tag

Und danach

Zwei Dinge, die fast alle vergessen und die trotzdem dazugehören:

• Verteilen und abrechnen. Bücher sind schwer, die Kasse muss zu, und die Restexemplare haben eine Verwendung: Verteilen, verkaufen, Restexemplare
• Übergeben. Eine Stunde, die dem nächsten Jahrgang Wochen erspart: Übergabe an den nächsten Jahrgang

Der Leitfaden in sechs Zeilen

1. Im Herbst anfangen, mit Motto und Steckbriefen. Nicht mehr.
2. Vom Abiball zurückrechnen und die Vorlaufzeit der Druckerei erfragen.
3. Vier Ämter besetzen, mit eigenen Bereichen, nicht nur mit Namen.
4. Eine Aufgabe pro Woche freischalten, mit Frist.
5. Auflage erst nach den bezahlten Vorbestellungen festlegen.
6. Zwei Wochen Puffer vor der Druckabgabe, für Korrektur und das, was auftaucht.

Mehr: die Funktionen im Überblick, der Editor Schritt für Schritt und die Vorlagen.