Organizzare la festa di fine anno — accanto all'annuario

L’annuario e la festa di fine anno si svolgono nello stesso semestre, con le stesse persone, verso la stessa data. E si contendono esattamente una risorsa: il tempo di sei-nove persone a maggio.

Chi fa entrambe le cose con la stessa squadra ne fa una male. Di solito l’annuario, perché la festa ha una data che urla.

La frase più importante per prima: dividete le squadre

Non le persone — la responsabilità. Una squadra festa e una squadra annuario, ciascuna con un responsabile e riunioni separate. Due persone possono stare in entrambe, ma nessuno è responsabile di entrambe.

Il motivo non è la burocrazia, ma la logica delle scadenze: festa e annuario hanno il picco nello stesso punto. Chi porta tutti e due i cappelli deve scegliere a maggio tra le domande del catering e la revisione — e sceglie quello che urla prima.

Come distribuire bene le responsabilità: Creare il comitato.

Cosa richiede davvero tanto tempo per la festa

Tre cose che non si fanno all’ultimo. Tutto il resto è fattibile in quattro settimane.

1. La location — 9-12 mesi prima. L’unico punto che deve essere davvero anticipato. Le buone sale per 250 persone di sabato a giugno sono prenotate un anno prima. È l’unico compito che deve succedere già in autunno, mentre tutti sono ancora occupati con il motto e il comitato.

2. I soldi — 6 mesi prima. Una festa costa più dell’annuario, spesso molte volte tanto. Affitto della sala, service, catering, decorazioni, diritti musicali. Chiarite presto se il prezzo del biglietto regge tutto questo, e se il libro è nel pacchetto o si vende a parte.

3. Il catering — 3-4 mesi prima. Serve un numero di persone vincolante, e lo si ottiene solo con un’iscrizione con scadenza.

La data da cui si conta a ritroso

La festa è il punto fisso anche per l’annuario — le copie vanno distribuite lì. Ne segue una catena che non si può negoziare:

Festa di fine anno                            Giorno  0
Libri consegnati                              Giorno −4     (non −1!)
Consegna alla tipografia          Giorno −18 / −24          (chiedete alla tipografia)
Consegna interna                              Giorno −32
Contenuti chiusi                              Giorno −60

E in parallelo per la festa:

Festa di fine anno                            Giorno  0
Numero definitivo al catering                 Giorno −21
Chiusura iscrizioni, con pagamento            Giorno −28
Biglietti in vendita                          Giorno −70
Scaletta e programma definiti                 Giorno −30
Prova tecnica in sala                         Giorno −7

Le due catene si incontrano nella stessa settimana, circa un mese prima della festa. Quindi: mettete la consegna dell’annuario prima della settimana calda della festa, non accanto. Se dovete scegliere a quale progetto dare il margine, datelo all’annuario — la festa si fa anche con decorazioni improvvisate, un libro non si fa con metà impaginazione.

L’iscrizione è tutto il problema

Quasi tutto quello che va storto a una festa risale a un numero di persone impreciso. Perché la festa non è un evento di classe: vengono i genitori, i fratelli, i partner, i professori. 90 maturandi diventano in fretta 250 persone — e il catering vuole un numero, non una stima.

Cosa dovete chiedere, in un colpo solo:

• La persona viene? Sì/no, in modo vincolante.
• Quanti accompagnatori? Con un tetto, altrimenti la sala diventa piccola.
• Cibo: vegetariano, vegano, allergie. È il punto in cui altrimenti le domande arrivano una a una in chat — 40 volte.
• Pagato? Un’iscrizione senza pagamento non è un’iscrizione.

In AbiHive create la festa come evento — con luogo, data, immagine e conferma/rifiuto. Potete poi agganciare all’iscrizione domande vostre, esattamente le quattro qui sopra, invece di raccoglierle in chat. La classe conferma in un passaggio e nel farlo risponde a quello che il catering vuole sapere; voi avete un elenco invece di 90 messaggi. I promemoria partono da soli, così la chiusura delle iscrizioni non dipende da un messaggio in chat.

Una nota pratica: chiedete gli accompagnatori come numero, non come elenco di nomi. I nomi cambiano fino alla sera stessa; è il numero che serve al catering e alla disposizione dei tavoli.

Dove annuario e festa si aiutano

Ci sono tre punti in cui separarli non ha senso:

• Una vendita unica. Biglietto più libro pagati in una volta è più comodo per tutti e vi risparmia un secondo giro di solleciti.
• Le foto. La festa è l’ultima occasione in cui nascono foto di tutta la classe — solo che non finiranno più in questo libro. Raccoglietele lo stesso: la classe successiva e le pagine di ricordi ne beneficiano, e prima o poi vorrete rivederle voi stessi.
• La distribuzione dei libri è un punto del programma. Consegnare i libri alla festa senza averlo previsto finisce in una pila accanto al guardaroba. Due persone, un tavolo, un elenco di nomi, venti minuti nella scaletta. Dettagli: Distribuire, vendere, copie avanzate.

Da portarsi a casa

• Due squadre, due responsabili, riunioni separate — le stesse persone sono ammesse, la stessa responsabilità no.
• La location in autunno, tutto il resto può venire dopo.
• Calcolate entrambi i calendari a ritroso dalla festa e mettete la consegna dell’annuario prima della settimana calda.
• Iscrizione in un colpo solo: conferma, accompagnatori come numero, cibo, pagamento.
• Pianificate la distribuzione dei libri come punto del programma, non come pila.

Per approfondire: il modulo Date e il calendario di tutto l’anno.